Der Ablauf bei der Vorgangsbearbeitung ist bestimmt durch das EVA-
Statuskonzept. Es führt den Benutzer durch die einzelnen Bearbeitungsschritte und lässt den Formulardruck erst zu, wenn alle notwendigen Informationen vorhanden sind. Im Export beispielsweise ist eine sequentielle Bearbeitung von Kopf-, Positions-, Pack- und Versanddaten vorgesehen, im Inland werden Positionsdaten nicht zwangsweise benötigt.

EVA übernimmt die Daten aus der zentralen Auftragsabwicklung. Sie ergänzen nur noch die fehlenden Daten, wobei diverse Vorbelegungsstrategien und Hilfetechniken Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern. Selbstverständlich können Sie die transferierten Daten jederzeit abändern.

Falls Sie keine zentrale Auftragsabwicklung im Einsatz haben oder der Datentransfer nicht realisiert werden kann, erstellen Sie sich Ihre EVA-Vorgänge einfach manuell. Eine Funktion zum Kopieren von Vorgängen sowie die automatisch gepflegten Stammtabellen erleichtern Ihnen die Arbeit.

Datenübernahme

Ihr ERP-System stellt bei Rechnungsdruck / Lieferscheindruck die notwendigen Daten zur Verfügung, die Einarbeitung in EVA erfolgt automatisch im Hintergrund, kann aber auch vom Bearbeiter ausgelöst werden.
Die Datenschnittstellen sind über den Maskengenerator flexibel und einfach zu modifizieren, verschiedene Übergabeformate sind möglich.
Bei der Einarbeitung findet eine Prüfung auf Korrektheit und Vollständigkeit statt, fehlende Daten werden in EVA nacherfasst.

EVA-Module zur Vorgangsbearbeitung

Die Erfassmasken werden mit Hilfe der Maskengenerators auf Ihre Belange angepasst (Hinzufügen neuer Felder oder Masken, Löschen nicht benötigter Felder oder Masken).

Kopfdaten
Zur Erfassung und Prüfung von Adressen, Sprachschlüssel oder Währungsschlüssel. Die Daten werden in der Regel vom ERP-System übergeben, eine Nacharbeit in EVA ist nur dann notwendig, wenn die Daten unvollständig oder fehlerhaft sind.

Positionsdaten
Zur Erfassung und Prüfung von Artikeldaten, Mengen, Preise, Zolltarifnummer etc. Positionsdaten werden in der Regel vom ERP-System übergeben. Eine Bearbeitung in EVA ist nur bei unvollständigen oder fehlerhaften Daten notwendig.

Packdaten / Container / Packinhaltszuordnung
Die Komplexität der Verpackung ist abhängig von Ihren Anforderungen.
In vielen Fällen reicht die einfache Erfassung von Packstücken aus (Verpackungsart, Anzahl, Gewicht, ggf. Abmessungen). Packstücke können auch mehrstufig erfasst werden (Schachtel im Karton, Karton auf Palette).
Wenn Sie Ihre Produkte im Container versenden und Papiere pro Container erstellen möchten, nutzen Sie zusätzlich die Containerzuordnung.
Zum Erstellen von Packlisten und Gefahrgutpapiere benötigt EVA die exakte Zuordnung der Positionen zum Packstück. In diesem Fall verpacken Sie die Ware über die Packinhaltserfassung in das jeweilige Packstück, bei Bedarf auch mehrstufig. Sie können die Ware 1:1 verpacken (eine Position pro Packstück), auf mehrere Packstücke aufteilen, verschiedene Artikel in einer Versandeinheit zusammenpacken oder die Ware direkt lose in das Transportmittel laden.

Versanddaten
Erfassen Sie hier alle Daten, die oft erst kurz vor dem Versand feststehen (Versanddatum, Transportart, Spediteur, Lieferbedingung etc.). Eine Vorbelegung aus dem Kundenstamm ist möglich.

Sendungsbildung
Wenn Sie für mehrere Einzelvorgänge an einen Empfänger nur einen Satz Dokumente erstellen möchten, fassen Sie die Vorgänge vorher über die Sendungsbildung zusammen (Sammelrechnung).

Formularbearbeitung
EVA zeigt Ihren firmenspezifischen Formularsatz an, aus dem Sie nacheinander die Formulare anwählen, die für den aktuellen Vorgang benötigt werden.
Sie erfassen bei Bedarf noch formularspezifische Daten wie z.B. Anlagen oder Bemerkungen, bevor Sie das Dokument drucken. Sie können sich ein Formular vor dem Druck anzeigen lassen, im Formularmodus nachbearbeiten oder direkt drucken. Firmeneigene Logos und Formular-Layouts können mit eingebunden werden. Die Formularauswahl kann nach beliebigen Gesichtspunkten vorgangsbezogen eingeschränkt werden:  eine A.TR. wird z. B. nur für Versendungen in die Türkei benötigt. Auch bearbeiterspezifische Einschränkungen sind möglich.

Weitere Basismodule:

- Stammdatenverwaltung
- Nachweislisten für den Zoll
- Auskunftslisten
- Formulargenerator
- Maskeneditor
- Datengenerator